2009/8/6

有效管理論文文件:從檔名命名開始

前言

撰寫碩士論文過程中,常常為了紛亂的文件資料及數據資料搞得一個頭兩個大,那該如何解決這種窘境呢?筆者個人認為養成好的檔名命名系統,絕對是當自己在暈頭轉向時,還可以快速的找到所想要資料的不二法門,若再配合Google Desktop桌面搜尋工具,更可如虎添翼。而該如何使用這些工具呢?以下介紹之。

檔名:便於搜尋、辨識文件的好幫手

好的檔名系統,可以讓非制定檔名的其他人一目即可知,內文大概是會是那一類型的資料,且容易排序搜尋一系列的資料,讓使用著可以很快速的找到所需的檔案。因此,筆者就個人經驗分享如何制定一個好的檔名系統。

1. 至少應該包含資訊
(1) 檔案類型
一般財務論文的檔案類型可分成:1. 論文文件資料、2. 論文數據資料,兩大部份,在歸檔時必須要將這兩種資料加以分開,以免混淆。一般論文文件資料多以MS Word編輯為工具,輸出的檔案多為.doc/.docx或是PDF(ps.可安裝PDF printer輸出)為主。

(2) 文件結構
文件結構與檔名資訊息息相關,一如論文的格式:研究動機及目的、文獻回顧、研究方法、實證結果、結論與建議。通常我們在撰寫論文時,不會順著動機目的文獻回顧...一路寫下來,而是跳來跳去的撰寫論文。因此,在檔名命名上,必須先瞭解文件的結構,並進行文件檔名的設定,可以有效幫助自己分辨文件的類別。一般而言,筆者習慣以文件的章節,來進行文件結構的命名。

(3) 版本資訊及時間
在設定好文件結構的命名後,在檔名中顯示版本資訊與時間亦是相當重要的事情。所謂版本資訊即是每次決定修改方向後,才做更動的計數,例如與老師meeting過後,修改了論文的方向,那麼版本就必須有所更動,筆者較不建議每次小變更都必須更動版本資訊的計數,除了每次都要改很麻煩外,也容易造成版本的混亂。另外,時間的設定上,筆者建議每天關機前,都把未完成的文件以當天的日期另存一個新檔,一來可以知道自己撰寫該章的頻率,二來增加自己備份的次數,免得文件損壞造成莫大損失。


2. 制定檔名的範例

以下筆者就自己經驗分享命名範例:

論文本文_01緒論02_090510.docx
(1) (2) (3) (4)

(1)文件類型:
一般常見為論文計劃書、論文本文、樣本資料、實證數據等。

(2)文件結構與版本:
如範例:01緒論02,其中01緒論為文件結構,增加01是為了其後排序方便,而02則為版本資訊。

(3)時間:
一般台灣常用的格式多為 yy/mm/dd,筆者亦使用次規則,此視習慣而定。

(4)檔名
檔名是辨認文件類型的好方法,一般文件類型多為.doc/.docx/.pdf,而Excel為.xls等,其他統計軟體副檔名則端視其規則。

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